Verlof geregeld. Ook in je HR-pakket.
Verlofuren uit TimeMate synchroniseren met Nmbrs of Youforce. Zo sluit je verlofregistratie aan op de personeelsadministratie die je al gebruikt.
Bekijk alle TimeMate-koppelingen
TimeMateVerlofEen vrije dag voor Noor
- Aanvraag
- Vakantie
- Verlofuren
- 8 uur
- Beoordeling
- Goedgekeurd
Eén gekoppeld pakket, bijvoorbeeld:
Waarom verlofregistratie in TimeMate
Geen mails, briefjes of losse berichten meer. Eén centrale plek voor alle aanvragen, en inzicht in het saldo op basis van de vastgelegde afspraken en registraties.
“Het is een intuïtieve, makkelijke, snelle en overzichtelijke app. De eerste keer instellen was een eitje.”
Markvia TrustpilotMaak verlofafspraken duidelijk voor medewerker en planner
Een verlofaanvraag raakt meer dan het saldo van één medewerker. Ze heeft ook invloed op geplande opdrachten en de beschikbare bezetting. Met een vaste werkwijze weet iedereen wanneer een aanvraag is beoordeeld en waarmee kantoor rekening moet houden.
Wat spreek je af vóór de eerste aanvraag?
Bepaal wie aanvragen beoordeelt en wie dat bij afwezigheid overneemt. Spreek met medewerkers af hoe zij verlof aanvragen en wanneer zij een reactie kunnen verwachten. Een bericht aan een collega en een ingediende aanvraag mogen niet twee verschillende versies van dezelfde afspraak worden.
Controleer bij de start de gegevens en het beginsaldo per medewerker. Neem al gemaakte afspraken mee in die controle. Een automatisch bijgewerkt saldo is alleen bruikbaar als de uitgangssituatie klopt en wijzigingen zorgvuldig worden verwerkt.
- De medewerker weet wie de aanvraag beoordeelt.
- Het beginsaldo en al afgesproken vrije dagen zijn gecontroleerd.
Hoe weeg je een aanvraag tegen de planning af?
Bekijk naast het saldo welke werkzaamheden tijdens de gevraagde periode staan gepland. Voor een klein team kan de afwezigheid van één ervaren collega veel betekenen. Bespreek tijdig hoe de bezetting wordt geregeld en welke klantafspraken aandacht vragen.
Maak ook duidelijk wat een ingediende aanvraag en een goedgekeurde aanvraag binnen jullie proces betekenen. Gebruik verlofregistratie om de afspraak vast te leggen en de planning daarop te beoordelen. Zo hoeft een planner niet uit een losse chat af te leiden of iemand daadwerkelijk vrij is.
Wat controleer je bij wijzigingen en HR-koppelingen?
Wijzigt een verlofafspraak, controleer dan zowel de registratie als de gevolgen voor de bezetting. Spreek af wie de wijziging verwerkt en wie de planner informeert. Bekijk met de medewerker of het overzicht daarna weer aansluit op wat jullie hebben afgesproken.
Werk je met een HR-systeem zoals NMBRS of YouForce, bepaal dan eerst welk systeem de bron is voor welke gegevens. Stem met support af wat jouw koppeling uitwisselt, in welke richting en wanneer. De aanwezigheid van een koppeling vertelt op zichzelf nog niet hoe jullie volledige verlofproces wordt verwerkt.
TimeMateWerkproces · voorbeeldVoorbeeld: twee aanvragen voor dezelfde week
Fictieve werksituatie: twee monteurs willen dezelfde vakantieweek vrij. In die week staan ook enkele onderhoudsbezoeken waarvoor hun ervaring nodig is.
- Bekijken
De verantwoordelijke bekijkt beide aanvragen en de beschikbare bezetting. Hij controleert ook welke afspraken al met andere medewerkers zijn gemaakt.
- Bespreken
Voordat hij een beslissing vastlegt, bespreekt hij de mogelijkheden met de medewerkers en de planner. Waar nodig worden klantafspraken opnieuw afgestemd.
- Verwerken
De uiteindelijke verlofafspraken worden vastgelegd. De planner controleert de betreffende week en verdeelt de opdrachten over de medewerkers die beschikbaar zijn.
Geschikt zodra verlof op meerdere plekken wordt bijgehouden
Een verlofregistratie app helpt wanneer medewerkers aanvragen indienen, iemand die beoordeelt en een planner de afwezigheid nodig heeft. Dat kan ook in een klein bedrijf spelen, bijvoorbeeld als aanvragen nu verspreid staan over e-mail, berichten en een spreadsheet.
Start met een gecontroleerd overzicht van de huidige situatie en één duidelijke verantwoordelijke. Loop met een medewerker een voorbeeldaanvraag door en bekijk wat kantoor ziet. Bespreek bijzondere verlofafspraken en gewenste HR-verwerking vooraf met support. De app ondersteunt de registratie; jullie afspraken bepalen hoe een aanvraag wordt beoordeeld.
Alles wat je nodig hebt. Niets wat je niet gebruikt.
- 01
Verlof indienen in de app
Medewerkers vragen verlof aan waar en wanneer het hen uitkomt.
- 02
Inzicht per medewerker
Zie opgenomen, openstaand en gepland verlof per persoon.
- 03
Automatisch verlofsaldo
Opbouw, opname en resterend tegoed worden direct bijgewerkt.
- 04
Verlof in het planbord
Afwezigheid staat direct in je planning.
- 05
Ziekte en afwezigheid
Houd verzuim en afwezigheid op dezelfde plek bij.
- 06
HR-koppelingen
Bespreek met support welke gegevens je met jouw HR-systeem kunt uitwisselen en hoe de verwerking werkt.
Ja. Medewerkers dienen hun verlof in via de mobiele app. Alle aanvragen komen op één centrale plek binnen.
Ja. Opgebouwd verlof, opgenomen dagen en resterend tegoed worden na elke wijziging direct bijgewerkt.
Bekijk de mogelijkheden voor NMBRS en YouForce. Stem met support af welke gegevens beschikbaar zijn, welk systeem de bron is en hoe wijzigingen worden verwerkt.
Eén platform. Zet aan wat je nodig hebt.
Laat je werkproces op elkaar aansluiten.
Ontvang je opdrachten per e-mail? Met AI e-mail naar werkbon maak je van de aanvraag een opdracht. Verdeel het werk in de planning software voor monteurs en leg de uitvoering vast met de digitale werkbon app en de urenregistratie app voor personeel.
Bekijk daarna welke boekhoudintegraties aansluiten op je administratie en vergelijk de functies per abonnement. Voor een herkenbaar praktijkvoorbeeld lees je over TimeMate voor installatiebedrijven.
