De inspectie bij de klus. De factuur naar kantoor.
Bewaar je ingevulde formulier bij de werkbon. De uren en materialen van die opdracht kun je vervolgens via je boekhoudkoppeling factureren.
Bekijk alle TimeMate-koppelingen
TimeMateFormulierenOnderhoud en inspectie
- Controlepunten
- 4 van 4 ingevuld
- Formulier
- Bij de werkbon
- Uitvoering
- 2 uur + 1 filter
Eén gekoppeld pakket, bijvoorbeeld:
Waarom formulieren in TimeMate
Geen klemborden en losse papieren meer. Elk ingevuld formulier staat bij de juiste werkbon, met foto's en handtekening.
“Met de digitale formulieren functie kan ik de formulieren zo aan de werkbon koppelen, hiermee heb ik ook de inspecties geregeld.”
Rutger Beeninkvia TrustpilotStel vragen die de volgende collega verder helpen
Een digitaal formulier werkt het best wanneer iedere vraag een duidelijk doel heeft. Begin bij de informatie die na een inspectie of oplevering nodig is. Zo ontstaat een controle die op locatie begrijpelijk is en op kantoor bruikbaar blijft.
Welke vragen horen op jouw formulier?
Vraag wat een medewerker daadwerkelijk kan vaststellen. “Werking na uitvoering gecontroleerd?” geeft meer richting dan “Alles in orde?”. Maak duidelijk welke toelichting nodig is bij een afwijking en bied een passende antwoordmogelijkheid als een controle niet van toepassing is.
Gebruik keuzes waar een vast antwoord helpt en ruimte voor tekst of een foto waar de situatie uitleg vraagt. Neem niet automatisch alle velden van een oud papieren formulier over. Bespreek met kantoor welke antwoorden worden gebruikt en schrap vragen zonder duidelijk vervolg.
Wanneer maak je een controle verplicht?
Je kunt een gekoppeld formulier verplicht stellen voordat de werkbon kan worden afgerond. Kies daarvoor de informatie die noodzakelijk is voor de overdracht. Als een medewerker alleen verder kan door een onjuist antwoord te geven, moet de vraag of de werkwijze worden aangepast.
Bepaal ook op welk moment het formulier wordt ingevuld. Een opname vóór de werkzaamheden vraagt andere informatie dan een oplevering achteraf. Meerdere formulieren kunnen bij dezelfde werkbon horen; houd hun doel en naam herkenbaar voor de medewerker.
Hoe controleer je de inrichting vóór gebruik?
Test het formulier op de telefoon die buiten wordt gebruikt. Laat een collega een normale situatie én een afwijking invullen. Bekijk daarna op kantoor of de inzending duidelijk is, bij de juiste werkbon staat en voldoende informatie bevat voor het vervolg.
Controleer bij automatische e-mail na inzending de ontvanger en inhoud met voorbeeldgegevens. Spreek af wie de formulierinhoud beheert en hoe aanpassingen worden beoordeeld. Een zelfgemaakte veiligheidschecklist of VCA-formulier is niet vanzelf een gecertificeerde inspectie; de inhoud moet passen bij jullie werkzaamheden en eisen.
- Vragen zijn op locatie zonder extra uitleg te beantwoorden.
- Bij een afwijking is duidelijk welke informatie en opvolging nodig zijn.
TimeMateWerkproces · voorbeeldVoorbeeld: een oplevering met een open punt
Fictieve werksituatie: een installateur vervangt verlichting. Eén armatuur kan nog niet worden geplaatst doordat de benodigde bevestiging ontbreekt.
- Controleren
De medewerker vult het opleverformulier bij de werkbon in. Hij legt vast welk deel is gecontroleerd en beschrijft het resterende werk bij de betreffende vraag.
- Toelichten
Een foto laat zien op welke plek de bevestiging ontbreekt. De medewerker bespreekt het open punt met kantoor in plaats van de hele opdracht als probleemloos opgeleverd te beschrijven.
- Opvolgen
Kantoor leest de inzending bij de werkbon, regelt de benodigde bevestiging en stemt het vervolg af. De ingevulde controle maakt duidelijk waarom een extra bezoek nodig is.
Begin met de controle die vaak ontbreekt
Digitale formulieren zijn geschikt voor teams die bij vergelijkbare klussen steeds dezelfde inspectie, opname of oplevering vastleggen. Ze zijn vooral nuttig wanneer vrije notities onvoldoende houvast geven of kantoor vaak dezelfde aanvullende vraag stelt.
Kies één terugkerende opdracht en bouw daarvoor een kort formulier. Zorg dat het actief is, koppel het aan een voorbeeldwerkbon en controleer de toegang van de medewerker. Laat de eerste inzending door een collega op kantoor beoordelen voordat je het formulier breder inzet.
Alles wat je nodig hebt. Niets wat je niet gebruikt.
- 01
Formulieren bouwen
Stel zelf je formulieren samen met de velden die jij nodig hebt.
- 02
Digitale checklists
Afvinken op locatie, zonder papier.
- 03
VCA en veiligheid
Leg veiligheidsdocumenten en werkplekinspecties digitaal vast.
- 04
Digitaal ondertekenen
Laat formulieren ondertekenen door klant of collega.
- 05
Koppelen aan werkbonnen
Hang formulieren aan een werkbon of project.
- 06
Indienen vanuit de app
Je team dient formulieren direct in vanaf de telefoon.
Ja. Je stelt zelf formulieren samen, zoals checklists, inspecties en opleverformulieren.
Ja. Een formulier koppel je aan een werkbon of project, zodat alles bij elkaar staat.
Ja. Formulieren kun je digitaal laten ondertekenen in de app.
Eén platform. Zet aan wat je nodig hebt.
Laat je werkproces op elkaar aansluiten.
Ontvang je opdrachten per e-mail? Met AI e-mail naar werkbon maak je van de aanvraag een opdracht. Verdeel het werk in de planning software voor monteurs en leg de uitvoering vast met de digitale werkbon app en de urenregistratie app voor personeel.
Bekijk daarna welke boekhoudintegraties aansluiten op je administratie en vergelijk de functies per abonnement. Voor een herkenbaar praktijkvoorbeeld lees je over TimeMate voor installatiebedrijven.
