Goedkeuren is controleren wat er werkelijk is geregistreerd
Uren goedkeuren is de inhoudelijke controle van registraties door een bevoegde collega. Je beoordeelt wie wanneer aan welke opdracht heeft gewerkt en of de informatie voldoende duidelijk is voor verdere verwerking. Een groene status is het resultaat van die controle, geen vervanging ervan.
Een bruikbare ronde heeft een vaste periode, een verantwoordelijke en een afspraak voor uitzonderingen. Zonder die afbakening blijven onduidelijke registraties tussen twee collega’s liggen of wordt dezelfde week dubbel bekeken. Begin klein: liever dagelijks een afgebakende selectie dan aan het einde van de maand een onverklaarde achterstand.
Spreek vooraf af wie wat doet
De medewerker zorgt voor de datum, de juiste opdracht en een beschrijving van afwijkingen. De beoordelaar controleert de inhoud en vraagt ontbrekende gegevens op. Een beheerder zorgt dat de beoordelaar de juiste rechten heeft. Uren goedkeuren is beschikbaar vanaf het Plus-pakket; bekijk de pakketvergelijking. Daarnaast is de permissie Uren goedkeuren nodig.
Kies een vervanger voor afwezigheid en spreek een moment af waarop medewerkers klaar moeten zijn met registreren. Maak ook duidelijk wie een correctie uitvoert. Als kantoor tijden aanpast zonder overleg, kan de registratie haar aansluiting op de werkelijke uitvoering verliezen.
Een controle in zes stappen
1. Baken de ronde af
Open in TimeMate Overzicht > Uren en kies de periode die je wilt beoordelen. Filter op de status Verstuurd om registraties te zien die op goedkeuring wachten. Controleer welke medewerkers in je selectie zitten voordat je begint.
2. Controleer de basis
Bekijk medewerker, datum, duur en klant of project. Een plausibel aantal uren bij de verkeerde werkbon is nog steeds een fout. Vergelijk bij meerdere opdrachten voor één klant ook het werkadres en de klusomschrijving.
3. Onderzoek afwijkingen
Bekijk een opvallende duur of mogelijke overlap in samenhang met de uitvoering. De planning is een nuttig vertrekpunt voor vragen. Maak de werkelijke registratie niet automatisch gelijk aan de geplande duur: extra werk of wachten op toegang kan het verschil verklaren.
4. Vraag gericht om aanvulling
Stel een concrete vraag, bijvoorbeeld: ‘Welk deel van de drie uur hoort bij het extra onderzoek?’ Dat geeft meer houvast dan ‘Je uren kloppen niet’. Laat de medewerker de ontbrekende toelichting of verkeerde koppeling herstellen.
5. Keur de gecontroleerde selectie goed
TimeMate ondersteunt individuele goedkeuring en goedkeuring van meerdere geselecteerde registraties. Gebruik een selectie pas nadat iedere regel inhoudelijk is bekeken. Laat onduidelijke regels buiten de selectie en spreek af wanneer je daarop terugkomt.
6. Bekijk gewijzigde registraties opnieuw
De handleiding onderscheidt Verstuurd, Goedgekeurd en Bewerkt. Een aanpassing verdient opnieuw controle. Neem daarom ook gewijzigde uren mee in je volgende ronde; alleen opnieuw filteren op verstuurde registraties is geen volledige werkafspraak.
Fictief praktijkvoorbeeld: drie registraties op maandag
Een leidinggevende bekijkt drie registraties. De eerste bevat twee uur onderhoud met een duidelijke omschrijving en juiste werkbon. De tweede bevat drie uur voor een klus waarvoor anderhalf uur was gereserveerd. De derde bevat één uur bij klant A, terwijl de omschrijving een adres van klant B noemt.
De eerste registratie kan na controle worden goedgekeurd. Bij de tweede vraagt de leidinggevende naar het verschil. De monteur blijkt anderhalf uur extra onderzoek te hebben uitgevoerd en vult de toelichting aan. De feitelijke duur blijft drie uur. Bij de derde bevestigt de medewerker dat de verkeerde opdracht is geselecteerd en corrigeert die koppeling.
Daarna worden de tweede en derde registratie opnieuw bekeken. De leidinggevende hoeft het werkelijke dagtotaal niet passend te maken bij de planning. Voor de factuur beoordeelt kantoor afzonderlijk hoe het extra onderzoek volgens de klantafspraak wordt verwerkt. Dit is een fictieve situatie, geen beschrijving van een TimeMate-klant.
Wanneer keur je goed, en wanneer wacht je?
| Situatie | Praktische beslissing |
|---|---|
| Juiste medewerker, datum, opdracht en verklaarbare duur | Goedkeuren na inhoudelijke controle |
| Afwijkende duur met bruikbare toelichting | Beoordelen op uitvoering, niet alleen op planning |
| Verkeerde opdracht of onduidelijke overlap | Eerst laten uitzoeken en corrigeren |
| Correcte uren, maar onduidelijk wat factureerbaar is | Registratie beoordelen; facturatievraag afzonderlijk oplossen |
Voeg alleen extra controles toe als ze een echte vraag beantwoorden. Bij veel korte servicebezoeken zal de opdrachtkoppeling vaak centraal staan. Bij projecten kan een afwijkende verdeling over werkzaamheden juist meer aandacht vragen.
Valkuilen bij de goedkeuringsronde
Een hele week zonder selectiecontrole goedkeuren. Controleer eerst periode, medewerkers en uitzonderingen. Een bulkactie bespaart klikken, geen inhoudelijke beoordeling.
Ontbrekende uren verwarren met afgekeurde uren. Een lege dag vraagt om navraag naar registratie of afwezigheid. Vul niet zelf een standaarddag in om het overzicht compleet te laten lijken.
Goedkeuring verwarren met verzending. Goedgekeurde uren zijn niet vanzelf een klantfactuur. Voor werkbonnen naar de boekhouding controleer je ook klant, regels, prijzen en materiaal.
Veelgestelde vragen
Kan een medewerker goedgekeurde uren nog corrigeren?
De TimeMate-handleiding beschrijft dat goedgekeurde uren kunnen worden aangepast en vervolgens de status ‘Bewerkt’ krijgen. Spreek af wie corrigeert en hoe de beoordelaar daarvan weet. Controleer die wijziging voordat de gegevens verder worden verwerkt.
Moet ik dagelijks of wekelijks goedkeuren?
Kies op basis van het aantal registraties en de snelheid waarmee kantoor ze nodig heeft. Dagelijks past bij veel wisselende klussen; wekelijks kan werken bij voorspelbaar projectwerk. Zorg dat de tijd tussen uitvoering en vragen kort genoeg blijft om afwijkingen te kunnen verklaren.
Houdt goedkeuring facturatie altijd tegen tot alles akkoord is?
Dat hangt af van de instellingen. Ga er niet vanuit dat een statusfilter ook een automatische blokkade vormt. Controleer de inrichting en gebruik een vaste factuurcontrole. De urenregistratie app en de gids uren per klus registreren helpen om de invoer en beoordeling op elkaar aan te sluiten.
