Van gewerkte uren naar je boekhouding.
Registreer de tijd bij de juiste klus. Selecteer en controleer de uren die je wilt factureren, en stuur ze door naar je boekhoudpakket.
Bekijk alle TimeMate-koppelingen
TimeMateUrenUren bij dezelfde opdracht
- Peter · maandag
- 2:00 uur
- Tim · dinsdag
- 1:30 uur
- Te factureren
- 3:30 uur
Eén gekoppeld pakket, bijvoorbeeld:
Waarom urenregistratie in TimeMate
Geen papieren urenbriefjes en geen nabellen op vrijdag. Iedereen registreert op locatie, jij keurt de uren goed vanaf kantoor.
“Fijn urenregistratie programma voor het MKB. Eenvoudig, niet te moeilijk. Ik ben super tevreden... ze denken met je mee!”
Loon- & Verhuurbedrijf K.via TrustpilotMaak gewerkte tijd begrijpelijk voor kantoor
Een weektotaal vertelt hoeveel iemand heeft gewerkt. Voor controle, klantvragen en facturatie wil je ook weten waaraan. Met een paar vaste afspraken over registratie hoeft een medewerker later niet opnieuw de hele werkweek te reconstrueren.
Registreer je per dag of per opdracht?
Begin met het doel van je urenregistratie. Wil je alleen zicht op de gewerkte tijd per medewerker, of gebruik je de gegevens ook om opdrachten te beoordelen en uren te factureren? Voor dat tweede doel moet de verdeling over klanten, werkbonnen of projecten herkenbaar zijn.
Kies daarna een passende invoerwijze: tijden vastleggen of aantallen uren invullen. Spreek ook af hoe je pauzes, reizen en andere werkzaamheden verwerkt. Verschillende medewerkers moeten dezelfde soort tijd op dezelfde manier kunnen registreren; anders zeggen vergelijkbare totalen iets anders.
Hoe beoordeel je een afwijkend aantal uren?
Een verschil met de planning is een aanleiding om te kijken wat er is gebeurd. Extra werk, wachten op toegang of een onverwacht probleem kan de uitvoering verlengen. Laat de medewerker de reden kort vastleggen zolang de situatie nog vers is.
Uren goedkeuren is beschikbaar vanaf Plus en vraagt de juiste rechten. Plan een vast controlemoment voor de verantwoordelijke collega. Controleer medewerker, datum, opdracht en omschrijving voordat je goedkeurt. Spreek af wie fouten corrigeert en bekijk een gewijzigde registratie opnieuw. Een correctie hoort inhoudelijk te kloppen, ook wanneer het weektotaal al aannemelijk lijkt.
- De tijd staat bij de opdracht waarop het werk is uitgevoerd.
- Een afwijking heeft genoeg context om de registratie te beoordelen.
Welke afspraken moeten vooraf vaststaan?
Leg vast wie uren invoert, wie mag beoordelen en waarvoor je de gegevens gebruikt. Stem de verwerking van overuren en bijzondere tijdsoorten af op jullie arbeidsafspraken. Een registratie of instelling bepaalt op zichzelf niet welke vergoeding van toepassing is.
Houd interne urencontrole en facturatie als afzonderlijke momenten in je proces. Voor facturatie beoordeel je ook klant, tarieven en omschrijvingen. Controleer welke module, rechten en boekhoudkoppeling je daarvoor nodig hebt. Zo weet de administratie wat al is beoordeeld en wat nog aandacht vraagt.
TimeMateWerkproces · voorbeeldVoorbeeld: een onderhoudsbezoek loopt uit
Fictieve werksituatie: voor onderhoud is anderhalf uur gereserveerd. Op locatie vraagt de klant ook onderzoek naar een tweede storing.
- Registreren
De medewerker legt de werkelijke tijd bij de juiste werkbon vast en beschrijft de aanvullende werkzaamheden. De geplande duur blijft een inschatting vooraf.
- Beoordelen
Kantoor vergelijkt de registratie met de opdracht en vraagt zo nodig na wat met de klant is afgesproken. De extra tijd wordt niet zonder uitleg teruggebracht naar de planning.
- Verwerken
De bevoegde collega keurt de correcte registratie goed. Daarna beoordeelt de administratie apart welke uren en omschrijvingen op de factuur horen.
Geschikt zodra een urenbriefje te weinig vertelt
Een urenregistratie app voor personeel helpt wanneer medewerkers op verschillende opdrachten werken en kantoor de verdeling nodig heeft. Begin zodra terugvragen structureel worden, ook als het team nog klein is.
Richt eerst enkele herkenbare opdrachten in en laat één medewerker een gewone werkdag registreren. Controleer samen het resultaat op kantoor. Spreek vóór bredere inzet af wanneer iedereen invoert en wie de beoordeling doet. Bekijk op de prijzenpagina welke functies bij je gekozen pakket horen.
Alles wat je nodig hebt. Niets wat je niet gebruikt.
- 01
Timer starten en stoppen
Eén tik in de app en de uren lopen. Stoppen kan ook vanaf kantoor.
- 02
Pauzes bijhouden
Registreer pauzes apart, of zet het uit als je er niet mee werkt.
- 03
Foto's en opmerkingen
Leg vast wat er gedaan is, direct bij de uren.
- 04
Overuren en ziekte
Houd per medewerker gewerkte uren, overuren en ziekte-uren bij.
- 05Plus
Uren goedkeuren
Controleer en accordeer uren voordat ze verder gaan.
- 06
Rapportage en export
Filter op medewerker, klant of project en exporteer je overzicht.
- 07
Uren factureren
Stuur uren naar je boekhouding en zet ze op gefactureerd.
- 08
Extra velden
Voeg eigen velden toe die passen bij jouw administratie.
Ja. Je kunt instellen dat medewerkers alleen het aantal gewerkte uren invullen, zonder begin- en eindtijd.
Ja. De TimeMate-app staat in de App Store en Google Play. Op kantoor werk je in de webapplicatie, kantoor kan de vastgelegde gegevens bekijken.
Ja. Goedgekeurde uren stuur je naar je gekoppelde boekhoudpakket. Daarna zet je ze op gefactureerd, zodat je vóór facturatie kunt controleren welke uren bij de opdracht horen.
Eén platform. Zet aan wat je nodig hebt.
Laat je werkproces op elkaar aansluiten.
Ontvang je opdrachten per e-mail? Met AI e-mail naar werkbon maak je van de aanvraag een opdracht. Verdeel het werk in de planning software voor monteurs en leg de uitvoering vast met de digitale werkbon app en de urenregistratie app voor personeel.
Bekijk daarna welke boekhoudintegraties aansluiten op je administratie en vergelijk de functies per abonnement. Voor een herkenbaar praktijkvoorbeeld lees je over TimeMate voor installatiebedrijven.
