Stuur een klantmail door naar TimeMate. AI herkent de relevante gegevens en maakt automatisch een digitale werkbon aan. Zonder alles handmatig over te typen.
Probeer 14 dagen gratis Liever samen bekijken? Plan een demo
Gmail
Outlook
TimeMateWerkbonnen · AIGoedemorgen,
Onze cv-ketel geeft een storing op het display en we hebben geen warm water. Kunnen jullie morgenochtend langskomen?
Adres: Lindestraat 12, Hengelo.
Groet, Marieke de Vries
06 12 34 56 78
De aanvraag staat op één werkbon.
Of jij stuurt een aanvraag door.
Klant, adres, omschrijving en bijlage.
Daarna kan je team aan de slag.
Controleer de werkbon en plan de juiste medewerker in. Je team heeft de opdracht bij de hand, inclusief de informatie uit de aanvraag.
Bekijk de planning software voor monteursTimeMatePlanningAI neemt het overtypen over. Jij houdt de controle over de klus.
Gebruik de mail van je klant, met de beschrijving en eventuele bijlagen. Je hoeft de aanvraag niet eerst in een nieuw formulier over te typen.
De relevante gegevens krijgen een plek op de conceptwerkbon: klant, werkadres, telefoonnummer, werkzaamheden en bijlagen.
Controleer de gegevens, vul aan wat ontbreekt en wijs de klus toe. De medewerker werkt verder met dezelfde opdracht.
Een beheerder noemt Stationsstraat 18B in de aanvraag, maar Marktplein 4 in zijn e-mailhandtekening. Controleer welk adres bij de uitvoering hoort.
TimeMateWerkbon · controlerenFictief voorbeeld · stem vóór inplannen tijd en toegang af
AI e-mail naar werkbon helpt vooral bij het overnemen van aanvraaggegevens. De waarde zit in de overdracht naar een duidelijke opdracht. Maak daarom vooraf afspraken over welke mails je gebruikt en wie het aangemaakte concept controleert.
Kies aanvragen waarin een klant beschrijft wat er moet gebeuren en op welke locatie. Een onderhoudsvraag of storingsmelding is een herkenbaar startpunt. Een lange mailwisseling kan ook oude adressen, eerdere afspraken en achterhaalde informatie bevatten; lees daarom welke informatie nu geldt.
Je stuurt de relevante mail vanuit je eigen mailprogramma door naar TimeMate. Gmail en Outlook zijn voorbeelden van die route. Dat betekent niet dat AI automatisch je hele mailbox doorzoekt of zelfstandig beslist welke berichten een nieuwe opdracht worden.
Bekijk klant, werkadres, contactgegevens, omschrijving en bijlagen in samenhang. Het adres onder de handtekening kan bij het kantoor van de opdrachtgever horen, terwijl de werkzaamheden ergens anders plaatsvinden. Controleer ook of een meegestuurde foto daadwerkelijk bij de gemelde situatie hoort.
Houd een klacht en een diagnose uit elkaar. “De installatie maakt geluid” beschrijft een melding; de oorzaak is daarmee nog niet vastgesteld. Vraag ontbrekende informatie na en vul het concept aan. Een gewenste datum in een mail is ook nog geen bevestigde afspraak.
Na de controle gebruik je de werkbon om de uitvoering te organiseren. Bepaal welke medewerker de opdracht kan doen en wat een haalbaar moment is. TimeMate ondersteunt ook AI-optimalisatie van de planning. Beoordeel het voorstel aan de hand van klantafspraken, beschikbaarheid en wat de klus vraagt.
Tijdens de uitvoering vult de medewerker de werkelijke werkzaamheden, uren en materialen aan. Daarmee groeit de oorspronkelijke aanvraag uit tot een verslag van het bezoek. De eerste klantmail blijft het vertrekpunt; ze vervangt niet de beoordeling op locatie of de controle vóór facturatie.
TimeMateWerkproces · voorbeeldFictieve werksituatie: een beheerder mailt over een lekkende aansluiting in een verhuurd pand. De mail bevat een foto en het kantooradres van de beheerder.
Kantoor stuurt de aanvraag door naar TimeMate om er een conceptwerkbon van te maken. Een collega krijgt de verantwoordelijkheid voor het beoordelen van de nieuwe opdracht.
De collega controleert welk adres de werklocatie is en vraagt het ontbrekende contactnummer van de bewoner op. De omschrijving blijft een lekkagemelding, zonder een oorzaak te veronderstellen.
Na afstemming over toegang plant kantoor een monteur in. Die beoordeelt de situatie ter plaatse en legt de uitgevoerde werkzaamheden vast bij dezelfde werkbon.
Deze werkwijze is geschikt wanneer kantoor regelmatig klantmails omzet naar opdrachten voor de buitendienst. Ontvang je vooral mondelinge meldingen of ontbreken vaak de basisgegevens, kijk dan eerst hoe je de aanvraag beter vastlegt.
Begin met enkele geanonimiseerde voorbeelden van veelvoorkomende mails. Beoordeel welke informatie overgenomen wordt en hoeveel aanvulling nodig blijft. Spreek af wie concepten controleert en de planning bevestigt. Bekijk op de prijzenpagina de beschikbare functies of bespreek je eigen aanvragen tijdens een demo.
Je stuurt de klantmail vanuit je eigen mailprogramma door naar TimeMate. Gmail en Outlook zijn herkenbare voorbeelden; webmail of verzending via SMTP kan dezelfde e-mailroute gebruiken. De illustratie toont doorsturen, geen automatische toegang tot je hele mailbox.
AI herkent relevante klantgegevens, het werkadres en de werkzaamheden in de e-mail. Bijlagen blijven bij de aanvraag. De illustratie laat zien hoe naam, telefoonnummer, adres, omschrijving en bijlage op de conceptwerkbon terechtkomen.
Je controleert de conceptwerkbon voordat je verder werkt. Kijk of klant, adres en werkzaamheden kloppen en vul ontbrekende informatie aan. Daarna plan je de opdracht in.
Controleer de gegevens en vraag ontbrekende informatie na bij de klant. Een e-mail zonder compleet adres vraagt nog steeds om aanvulling voordat je een monteur op pad stuurt.
Ja. Na controle plan je de werkbon op een medewerker. Die legt tijdens de uitvoering uren en materialen vast bij dezelfde opdracht.
