Klant, uren en materialen staan al bij de klus. Controleer de werkbon en stuur de factuurgegevens naar je gekoppelde boekhouding.
Bekijk alle TimeMate-koppelingen
TimeMateWerkbonnenEén gekoppeld pakket, bijvoorbeeld:
Van melding tot factuur zonder dezelfde klusgegevens opnieuw vast te leggen. Je monteur rondt de klus af op locatie, jij hoeft alleen nog te controleren.
“Simpel werkbonnen systeem met alles erop en eraan!”
Nielsvia TrustpilotEen digitale werkbon is pas bruikbaar als de volgende collega begrijpt wat er is afgesproken, uitgevoerd en overgebleven. Richt de overdracht daarom net zo zorgvuldig in als de invoer op locatie. Dat begint bij één herkenbare opdracht.
Bij een beheerder met meerdere panden is de opdrachtgever vaak een ander dan de contactpersoon op locatie. Maak op de werkbon duidelijk naar welk adres de monteur moet en wat daar wordt verwacht. Een klantnaam alleen is onvoldoende om het juiste bezoek voor te bereiden.
Beschrijf de gemelde vraag en vermeld wat nog uitgezocht moet worden. “Lekkage onderzoeken” geeft een andere opdracht dan “kraan vervangen”. Zo kan kantoor een melding overdragen zonder een vermoeden als afgesproken reparatie vast te leggen.
Spreek af wat je team bedoelt met klaar. De medewerker kan klaar zijn met het bezoek, terwijl een onderdeel nog besteld moet worden. Beschrijf resterend werk voordat je de werkbon afrondt en bepaal wie het vervolg oppakt. Een status alleen vertelt die collega onvoldoende.
Laat de klant bij ondertekening zien welke werkzaamheden zijn vastgelegd. Controleer vooraf de werkelijke uren, gebruikte materialen en eventuele formulieren. Een handtekening hoort bij die overdracht; ze verstuurt niet vanzelf een factuur naar de klant.
Bepaal wie de afgeronde werkbon beoordeelt voordat het factuurproces begint. Bij factureren controleer je de klant, regels, aantallen en prijzen in het voorbeeld. Je kiest ook of materialen meegaan. Daarvoor moeten de boekhoudkoppeling en de benodigde rechten zijn ingericht.
Gebruik de eerste opdrachten om te zien welke informatie kantoor nog moet navragen. Mist steeds dezelfde toelichting, pas dan jullie werkafspraak of een kort gekoppeld formulier aan. Zo verbeter je de inhoud van de bon zonder iedere medewerker onnodig meer te laten invullen.
TimeMateWerkproces · voorbeeldFictieve werksituatie: een servicemonteur onderzoekt een defecte deurdranger bij een winkel. Het juiste vervangende onderdeel is nog niet beschikbaar.
Kantoor legt het winkeladres en de gemelde klacht vast. De monteur weet dat het eerste bezoek bedoeld is om de oorzaak vast te stellen.
De monteur beschrijft de bevinding, registreert de onderzoekstijd en noteert welk onderdeel nodig is. Daarmee blijft zichtbaar wat tijdens dit bezoek wel is gedaan.
Kantoor beoordeelt de bon, organiseert het vervolgbezoek en bepaalt welke werkzaamheden nu worden gefactureerd. De open reparatie verdwijnt niet achter een afgerond bezoek.
Een werkbon app past bij teams waar opdrachten van kantoor naar buitendienst en terug gaan. Je hoeft niet te wachten op een groot aantal monteurs: terugkerende vragen over uitvoering, materiaal of vervolgwerk zijn al een bruikbaar startpunt.
Kies één soort klus, een medewerker en een collega op kantoor voor de eerste proef. Zet klantgegevens, rollen en de gewenste werkboninhoud klaar. Beoordeel samen of de ingevulde bon voldoende informatie geeft om de volgende stap te zetten.
Maak een werkbon aan, koppel een klant en werkadres en wijs hem toe.
Registreer verbruikte materialen en gewerkte uren op de bon.
Voeg foto's, plattegronden en documenten toe. Direct zichtbaar in de app.
Laat de klant tekenen op telefoon of tablet.
Volg elke bon van open tot afgerond, en heropen hem als het nodig is.
Bepaal met de template-editor hoe je werkbon-PDF eruitziet.
Hang checklists, inspecties of opleverformulieren aan de werkbon.
Stuur afgeronde bonnen als factuur naar je boekhouding.
Een werkbonnen app vervangt de papieren werkbon. Met TimeMate leggen monteurs werkzaamheden, uren, materialen en de handtekening digitaal vast; kantoor gebruikt dezelfde gegevens voor de administratie.
Een werkbon is één klus of opdracht. In een project bundel je werkbonnen en uren voor een grotere opdracht. In het helpcentrum lees je precies wanneer je welke gebruikt.
Ja. Je monteur laat de klant tekenen in de app, waarna de werkbon als PDF naar de klant kan.
Ja. Met de template-editor kies je wat er op de werkbon-PDF staat en hoe die eruitziet.
Ontvang je opdrachten per e-mail? Met AI e-mail naar werkbon maak je van de aanvraag een opdracht. Verdeel het werk in de planning software voor monteurs en leg de uitvoering vast met de digitale werkbon app en de urenregistratie app voor personeel.
Bekijk daarna welke boekhoudintegraties aansluiten op je administratie en vergelijk de functies per abonnement. Voor een herkenbaar praktijkvoorbeeld lees je over TimeMate voor installatiebedrijven.
