Je planbord en de agenda van je team.
Organiseer klussen in TimeMate. Werkt je team met Outlook of Google Agenda? Bekijk de koppelingen en stem af hoe je beide agenda’s wilt gebruiken.
Bekijk alle TimeMate-koppelingen
TimeMatePlanningOnderhoud bij de klant
- Datum
- Maandag 9 november
- Tijd
- 10:00–12:00
- Locatie
- Hengelo
Werk je met een van deze agenda’s?
Waarom planning in TimeMate
Je plant de werkbon op de juiste medewerker. De geregistreerde uren blijven bij de klus en kunnen door naar de boekhouding.
“TimeMate is echt super gebruiksvriendelijke tool. De digitale planningstool is een uitvinding. Top bezig!”
Peter Lumenvia TrustpilotVan een gevuld planbord naar een uitvoerbare werkdag
Een tijdslot reserveren is één deel van plannen. De medewerker moet ook weten wat de opdracht vraagt en welke afspraken vaststaan. Gebruik de planning om die keuzes zichtbaar te maken, juist wanneer een storing of uitloop de dag verandert.
Welke informatie heb je nodig om te plannen?
Controleer de opdracht voordat je een medewerker kiest. Wat is de werklocatie, welke werkzaamheden zijn bekend en hoeveel tijd verwacht je nodig te hebben? Vraag onduidelijke informatie na. Een volledig adres helpt weinig als nog niet duidelijk is waarvoor de monteur komt.
Kijk vervolgens naar beschikbaarheid, ervaring, benodigd materiaal en de afspraken rondom andere bezoeken. Neem reistijd mee in je afweging. Een leeg vak op het planbord betekent niet vanzelf dat iemand de klus op dat moment ook goed kan uitvoeren.
Hoe behandel je uitloop en spoed?
Bepaal eerst welke afspraak kan schuiven en met wie dat moet worden afgestemd. Verplaats daarna de opdracht of pas de tijden aan. Noteer relevante informatie bij de klus, zodat de medewerker niet afhankelijk is van losse berichten om de gewijzigde opdracht te begrijpen.
De actuele planning is in de app beschikbaar. Bij een urgente wijziging blijft het verstandig zelf contact op te nemen om te weten dat de monteur die heeft gezien. Maak binnen je team duidelijk wanneer een wijziging op het planbord voldoende is en wanneer overleg nodig is.
Waar helpt AI, en wat beoordeel jij?
TimeMate ondersteunt het optimaliseren van de planning met AI. Beoordeel een voorstel aan de hand van je klantafspraken en de omstandigheden van die dag. Informatie die alleen in het hoofd van de planner zit, zoals een afgesproken toegangsmoment, verdient expliciete aandacht bij die controle.
Vergelijk na de uitvoering de geplande duur met de geregistreerde uren. Daarmee bespreek je welke volgende inschatting beter kan. Gebruik je daarnaast Outlook of Google Agenda, stem dan met support af welke gegevens worden uitgewisseld en hoe wijzigingen worden verwerkt.
- De voorgestelde indeling past bij de afspraken met de klant.
- De medewerker heeft voldoende informatie om het bezoek voor te bereiden.
TimeMateWerkproces · voorbeeldVoorbeeld: een storing tussen twee afspraken
Fictieve werksituatie: een onderhoudsteam krijgt in de ochtend een storingsmelding. Eén monteur heeft ruimte, maar moet na de lunch bij een andere klant zijn.
- Inschatten
De planner vraagt naar de locatie en het probleem en beoordeelt de verwachte duur inclusief reizen. Ook controleert hij of deze monteur de opdracht kan uitvoeren.
- Afstemmen
Past de storing niet vóór de middagafspraak, dan bekijkt de planner een andere medewerker of bespreekt een ander bezoekmoment met de klant.
- Doorgeven
De werkbon krijgt de afgesproken plaats in de planning. De planner controleert de opgeslagen wijziging en neemt contact op met de monteur vanwege de korte voorbereidingstijd.
Start wanneer wijzigingen meerdere collega’s raken
Planning software voor monteurs past bij bedrijven die werk over medewerkers en locaties verdelen. Vooral wanneer kantoor geregeld belt over gewijzigde afspraken, is het zinvol één gedeeld overzicht als uitgangspunt te nemen.
Begin met een representatieve week. Zorg dat medewerkers, afwezigheid en de te plannen werkbonnen zijn bijgewerkt. Laat een planner en een monteur samen een wijziging doorlopen. Zo ontdek je welke werkafspraken nodig zijn voordat het hele team vanuit het planbord werkt.
Alles wat je nodig hebt. Niets wat je niet gebruikt.
- 01
Drag-and-drop planbord
Sleep werkbonnen naar de juiste monteur en het juiste tijdslot.
- 02
Dag, week en maand
Kies de weergave die past bij hoe jij plant.
- 03
Ziekte en verlof zichtbaar
Zie geregistreerde afwezigheid en controleer de beschikbaarheid voordat je een klus toewijst.
- 04
Planning in de app
Elke monteur ziet zijn eigen planning op telefoon of tablet.
- 05
Projecten plannen
Plan grotere opdrachten over meerdere dagen en medewerkers.
- 06
Dupliceren
Kopieer terugkerende klussen in plaats van ze opnieuw te plannen.
- 07
Outlook en Google Agenda
Bespreek met support de mogelijkheden voor jouw agenda en de verwerking van planningswijzigingen.
- 08Nieuw
Plannen met AI
Werkbonnen sneller inplannen met hulp van AI.
Je sleept een werkbon naar het juiste tijdslot van een monteur in het planbord. De klus verschijnt direct in zijn app, inclusief adres en details. Wijzigen kan op elk moment.
Ja. Elke monteur ziet zijn eigen planning in de TimeMate-app op zijn telefoon of tablet, zonder dat jij hoeft te bellen.
Ja. Verlof en ziekte zijn direct zichtbaar in het planbord, zodat je niemand inplant die er niet is.
Ja. Je plant werkbonnen op medewerkers. Zij registreren hun gewerkte uren bij de opdracht, waarna je de gegevens kunt gebruiken voor facturatie.
Eén platform. Zet aan wat je nodig hebt.
Laat je werkproces op elkaar aansluiten.
Ontvang je opdrachten per e-mail? Met AI e-mail naar werkbon maak je van de aanvraag een opdracht. Verdeel het werk in de planning software voor monteurs en leg de uitvoering vast met de digitale werkbon app en de urenregistratie app voor personeel.
Bekijk daarna welke boekhoudintegraties aansluiten op je administratie en vergelijk de functies per abonnement. Voor een herkenbaar praktijkvoorbeeld lees je over TimeMate voor installatiebedrijven.
