MoneybirdVan uitgevoerde opdracht naar gecontroleerde factuur
Een werkbon naar de boekhouding sturen betekent dat je de geregistreerde uitvoering gebruikt om een factuur voor te bereiden en over te dragen aan je boekhoudprogramma. In TimeMate selecteer je de werkbonnen, stel je de factuur samen, controleer je het voorbeeld en kies je de verzendactie. De koppeling neemt het overtypen van gegevens weg; de inhoudelijke controle blijft onderdeel van je werkproces.
Houd drie momenten uit elkaar: het afronden van de werkzaamheden, het ondertekenen van de werkbon en het verzenden van de factuur naar de boekhouding. Een handtekening op locatie betekent niet dat er meteen een factuur naar de klant wordt gemaild. Controleer in het boekhoudprogramma hoe de verdere afhandeling is ingericht.
Bereid de overdracht één keer goed voor
Controleer of je boekhoudprogramma is gekoppeld en of je de rechten hebt om facturen aan te maken. De mogelijkheden voor import en verwerking verschillen per pakket. Bekijk daarvoor de specifieke boekhoudkoppeling, niet alleen de algemene functienaam.
Spreek af waar klantgegevens en artikelen worden beheerd. Bij Moneybird beschrijft de handleiding bijvoorbeeld het importeren van contacten en producten naar TimeMate. Dat helpt om dezelfde klant en hetzelfde artikel te gebruiken. Het is geen bewijs dat elk veld automatisch in beide richtingen wordt bijgewerkt. Controleer bij de inrichting met voorbeeldgegevens welke gegevens daadwerkelijk meekomen.
Doorloop de factuurcontrole in deze volgorde
1. Controleer of de werkbon inhoudelijk gereed is
Bekijk uitgevoerde werkzaamheden, uren, materiaal en eventuele open punten. Een afgeronde status is nuttig, maar lees ook de inhoud. Los onduidelijke uren eerst op via de goedkeuringsronde. Is nog niet duidelijk welk deel je mag doorberekenen, maak die afspraak eerst concreet.
2. Selecteer de juiste werkbonnen
Kies alleen opdrachten die nu gefactureerd moeten worden. Bij het combineren van meerdere werkbonnen moeten deze volgens de TimeMate-handleiding bij dezelfde klant horen. Controleer de werkbonnummers in het factuurscherm; een vergelijkbare klantnaam is onvoldoende om een selectie te beoordelen.
3. Kies begrijpelijke factuurregels
Controleer de klant en bepaal de groepering: losse regels, per werkbon of per medewerker. Kies welke omschrijvingen nodig zijn om het werk te herkennen. Een klant die meerdere panden beheert, heeft vaak meer aan een herkenbare werkbonomschrijving dan alleen een medewerkernaam.
4. Beslis of materialen meegaan
Schakel Materialen meesturen in wanneer die in deze factuur moeten worden opgenomen. Controleer artikelen, aantallen en prijzen. Een materiaal dat wel op de werkbon staat maar niet moet worden doorberekend, vraagt een bewuste keuze volgens jullie afspraak; stuur niet zonder controle alle regels door.
5. Bekijk het voorbeeld en verzend
Loop klantgegevens, regels, aantallen, prijzen en totaal na. Kies pas daarna Verstuur factuur. Controleer vervolgens in het boekhoudprogramma of de factuur is aangemaakt en welke vervolgstap daar nodig is.
Fictief praktijkvoorbeeld: twee bezoeken als concept in Moneybird
Een onderhoudsbedrijf gebruikt Moneybird en heeft twee werkbonnen voor dezelfde vastgoedbeheerder. Bon 101 bevat 1,5 uur werk en twee identieke onderdelen. Bon 102 bevat één uur inspectie zonder materiaal. De beheerder wil de bezoeken op één factuur kunnen herkennen aan het pand en de werkbon.
Kantoor controleert eerst dat beide bonnen bij dezelfde debiteur horen. Daarna selecteert het beide werkbonnen en kiest een presentatie per werkbon. In het voorbeeld moeten 2,5 arbeidsuren en twee onderdelen herkenbaar terugkomen. De omschrijvingen noemen welk bezoek bij welk pand hoort. Een derde werkbon die nog op toelichting wacht, blijft buiten deze selectie.
Kantoor kiest in dit voorbeeld voor Concept factuur bij Moneybird. De koppeling ondersteunt ook een directe definitieve factuur, maar hier wil de administratie eerst in Moneybird verder controleren. Na Verstuur factuur zoekt kantoor het aangemaakte concept op en vergelijkt debiteur, beide bezoeken, 2,5 arbeidsuren en twee onderdelen met het gecontroleerde voorbeeld.
Het resultaat van deze overdracht is dus een bewerkbare conceptfactuur in Moneybird. Definitief maken en naar de klant verzenden zijn vervolgstappen in het factuurproces; behandel de overdracht niet als bewijs dat de klant de factuur al heeft ontvangen. Wanneer een materiaalregel ontbreekt, wordt eerst onderzocht of ‘Materialen meesturen’ goed stond en of de onderdelen bij de juiste werkbon waren geregistreerd. Dit is een fictief procesvoorbeeld; tarieven en financiële instellingen hangen af van de eigen administratie.
Kies de presentatie op basis van de klantvraag
Gebruik losse regels als de ontvanger elke registratie moet kunnen volgen. Groepeer per werkbon als afzonderlijke bezoeken centraal staan. Groepering per medewerker kan bruikbaar zijn wanneer de inzet van personen relevant is. Beoordeel steeds of de omschrijving voldoende context behoudt. Een kortere factuur is niet automatisch een duidelijkere factuur.
Bekijk bij een nieuwe koppeling ook een afwijkend geval, bijvoorbeeld meerdere bonnen of een bon met materiaal. Een geslaagde overdracht van één eenvoudige urenregel bewijst nog niet dat jullie gehele werkwijze klopt.
Fouten oplossen zonder dubbel te versturen
De klant wordt niet gevonden. Controleer of de debiteur in het boekhoudprogramma bestaat en in TimeMate is geïmporteerd. Maak niet meteen een tweede klant aan; controleer eerst of je de juiste bestaande relatie kunt gebruiken.
De uitkomst van verzending is onduidelijk. Bekijk eerst het boekhoudprogramma en de status in TimeMate. Verstuur niet blind opnieuw: mogelijk is de eerste overdracht wel aangekomen. Gebruik de foutmelding en de handleiding van de koppeling bij het vervolgonderzoek.
De uren hebben verschillende statussen. De factuurhandleiding beschrijft een waarschuwing waarbij alle uren toch kunnen worden gefactureerd. Behandel de waarschuwing daarom als controlemoment en ga niet uit van een automatische inhoudelijke blokkade.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere werkbonnen tegelijk factureren?
Ja, de beschreven werkwijze ondersteunt een selectie van meerdere werkbonnen voor dezelfde klant. Controleer elk nummer en het factuurvoorbeeld voordat je de selectie verstuurt.
Gaat een ondertekende bon meteen naar de klant als factuur?
Ondertekenen en factureren zijn afzonderlijke stappen. De factuur wordt via de verzendactie naar het boekhoudprogramma overgedragen. De instellingen en verdere verwerking daar bepalen de vervolghandelingen richting de klant.
Werkt iedere boekhoudkoppeling hetzelfde?
Nee. Gebruik bijvoorbeeld de Moneybird-pagina voor die specifieke koppeling. De invoer begint in de werkbon app; de gids over een complete digitale werkbon helpt om die brongegevens bruikbaar te maken.
